A la hora de realizar una factura proforma, lo principal es entender su carácter meramente informativo y provisional y debe figurar claramente en el encabezado que nos hallamos ante una de este tipo, y no ante una factura comercial. Por tanto, debemos comprender que no tiene ningún tipo de validez contable o fiscal ante Hacienda y que tampoco puede ser utilizada como justificante de pago.
Sin embargo, su uso en el comercio internacional está muy generalizado. A continuación explicaremos por qué:
¿Para qué sirve?
Son solicitadas por el importador y es el exportador el que las emite ya que incorpora todos los datos de la compra-venta como si fuera un borrador de la que sería la factura ordinaria. De este modo, sirve como un comprobante de una operación que se piensa realizar y permite a los importadores solicitar y obtener la licencia de importación para la misma. Por ende, justifica la solicitud de financiación, de determinados trámites en las aduanas de destino y el permiso para pagar en divisas y la apertura de créditos documentados.
¿Qué contiene una factura pro forma?
Contienen la misma información que una factura ordinaria para que sea de utilidad: desde lo básico (concepto, cantidad, importe…) hasta lo más específico para las operaciones internacionales (incoterms, número de identificación fiscal, gastos de transporte…). Hay muchos importadores que utilizan estos datos para calcular presupuestos y necesita precisarse cualquier gasto sobre todo si se realiza en condiciones concretas de acuerdos comerciales o bloque. Por ejemplo; la factura proforma de una relación comercial intracomunitaria deberá incluir el número de IVA comunitario.
Sin embargo, no suele ir numerada (o como mínimo debe poseer otra numeración diferente a la de la ordinaria), firmada o sellada y, de hecho, se recomienda que se realice así para no generar confusión. Esto se modificará si se lleva a cabo la definitiva.
Además, este tipo de documento genera un compromiso a respetar las condiciones de contrato estipuladas en la misma factura proforma si se acaba creando la real (siempre que nos encontremos en el tiempo acordado para que siga en vigor la misma). Aunque no obliga a la compra-venta ya que es un documento meramente informativo, la proforma sí establece un acuerdo de cómo se realizaría la misma.
Ahora podemos tener una idea macro de la razón por la cual la utilización de este documento en el mercado internacional se ha ido generalizando con el paso del tiempo.
Jesús Rubio, ponente del Master de Comercio Internacional de IMF Business School.
